Claudio Hernández, fundador de CINET, estuvo en “Franquicias que Inspiran” y basado en sus 30 años de experiencia desarrollando softwares, nos explicó cuáles son los 7 pecados de contratar un servicio sin saber.


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1 –  NO EVALUAR CORRECTAMENTE LAS CARACTERÍSTICAS DEL SOFT QUE UNO NECESITA.

Cuando arrancamos en CINET hacíamos software corporativo, de administración. Un día se nos ocurrió ir a una expo de franquicias a repartir tarjetas y conseguimos una cadena de tintorerías y nos fue muy bien. Volvimos al año siguiente y conocimos al dueño de una cadena de fast food y hablando con esta persona nos comentaba que su problema principal era el tipo de software que tenían. Ellos trabajaban con uno enlatado, es decir standard,  que no significa que esté mal pero significa que quizás no se adapta a lo que la empresa necesita.  Ellos necesitaban de uno que ayude a la persona que vende para hacer venta activa. Eso quiere decir que aparecían pop ups que avisaban las preguntas que le tenían que hacer al cliente tales como: ¿Querés agrandar  las papas? Eso va guiando al vendedor y lo obliga a contestar.

Esas son cosas específicas que un software enlatado no siempre las tiene o no las tiene de la manera que el modelo las necesita.  A veces pasa que hacer un software a medida es un gran trabajo y carísimo además de que sale sin probar e indefectiblemente falla. Nosotros trabajamos bastante con el semielaborado que tiene todo lo básico pero se puede personalizar mucho más que un enlatado. Es un poquito de desarrollo sobre un sistema que ya funciona y que nos permite cubrir rápidamente las necesidades del cliente.

En el caso del fast food el problema era que el software no estaba disponible todo el tiempo. Esto significa que tenía un modelo basado en la red. Entonces había un servidor y equipos en red pero se caía el sistema y no tenías la oportunidad de facturar. Fue por eso que hicimos que lo tenga disponible todo el tiempo sin importar que la red se caiga.

Otro tema que tratamos es la velocidad ya que si están en un patio de comidas y el sistema demora, el cliente se va a otro local.

2 –  NO ENTENDER QUE SE TRATA DE UN SERVICIO

Las empresas no compran un producto. No es algo que puedan instalar y desentenderse. Necesita un soporte y sobre todo cuando es franquicia y se requiere una atención en todos los locales.

Respecto a esto es importante  analizar quien te da el servicio. Algo que es frecuente encontrar son empresas que le compran el sistema a una persona sola. Esa persona se va a vivir afuera o se enferma y les deja de dar el servicio. Entonces recurren a nosotros. Cuando empiezan a crecer buscan una empresa que les resuelva ese problema.

Es importante que el servicio que contraten tenga una mesa de ayuda en un horario que al empresario le sirva. Sobre todo para quienes trabajan de noche. También que haya una gestión de reclamos con un tiempo estipulado de resolución.

3 – ES IMPORTANTE TENER UN CONSULTOR DE CONFIANZA PARA EVALUAR EL SOFTWARE

Es como suele pasar con los autos usados cuando llevamos un mecánico para que nos diga si está en condiciones. Esto es lo mismo. Por ejemplo, el software está montado sobre una base de datos y hay muchas distintas. Hay algunas que no son buenas o sirven hasta una determinada cantidad de información. En este caso, el software suele funcionar el primer año, pero cuando se empieza a llenar de datos comienza a fallar. Entonces tiene que haber un técnico que sepa y que lo evalúe.

4 – HAY QUE CENTRALIZAR LA INFORMACIÓN

Cuando se trabaja con muchos locales hay que centralizar la información de las ventas, cobranzas, las cajas, etc. De esta manera no se puede controlar ni tomar decisiones en base a una evaluación de la información a nivel global. Además hay un tema de codificación que no permite unificar todos los datos de los productos. Lo que en un local es una cosa en otro significa algo distinto.

Con información centralizada se crean promociones, listas de precios o se codifican productos y después se envían a las sucursales.

5 – HAY QUE ENTENDER EL SOFTWARE COMO UN ELEMENTO DE CONTROL

Nosotros somos fanáticos del cierre ciego que significa que cuando se cierra la caja,el sistema no tiene que informar el saldo final. Encuentro muchos sistemas que sí lo hacen y está mal. Lo tiene que contar la persona porque si el cajero encuentra más o menos plata hay una oportunidad de robo. La persona tiene que escribir cuanto tiene y después el sistema tiene que hacer la diferencia de caja.

6 – NO TENER EN CUENTA LA EVOLUCIÓN DEL SOFTWARE

Hay que tener en cuenta que las tecnologías cambian y que el software tiene que ser lo suficientemente abierto para adaptarse a las nuevas tecnologías y cambios del mercado como código qr para pagar, pago electrónico, apps de delivery, sistemas de fidelización, etc.

7 –  NO TENER EN CUENTA LA SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS

Es muy importante. Hay que tener un sistema de rastro de auditoría que nos diga qué pasó y por qué el sistema da un número determinado además de un sistema de backup.

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